La legalisation de documents est une procedure administrative qui authentifie l’origine d’un acte public francais afin qu’il soit reconnu par les autorites d’un pays etranger. Cette demarche est souvent indispensable pour les demandes de visa de long sejour, l’installation a l’etranger, le mariage ou la creation d’une entreprise dans un autre pays.
Qu’est-ce que la légalisation ?
La legalisation est la formalite par laquelle une autorite competente atteste de la veracite de la signature, de la qualite du signataire et, le cas echeant, de l’identite du sceau ou du timbre appose sur un document public. Elle prend la forme d’un cachet officiel ou d’un certificat appose sur le document ou sur un feuillet attache.
La legalisation ne porte pas sur le contenu du document lui-meme mais uniquement sur l’authenticite de sa delivrance. Elle certifie que le document a bien ete emis par l’autorite competente.
Légalisation et apostille : quelle différence ?
Il est fondamental de distinguer deux procedures :
- L’apostille : procedure simplifiee applicable entre les pays signataires de la Convention de La Haye de 1961. Elle se materialise par un cachet standardise appose par la Cour d’appel competente.
- La legalisation : procedure complete applicable pour les pays non signataires de la Convention de La Haye. Elle implique generalement plusieurs etapes et le passage par le ministere des Affaires etrangeres puis le consulat du pays de destination.
Avant d’entamer vos demarches, determinez si le pays de destination est signataire de la Convention de La Haye. Si oui, l’apostille suffira. Si non, la legalisation complete sera necessaire.
Procédure de légalisation
La legalisation complete d’un document francais pour un pays non signataire de la Convention de La Haye suit generalement les etapes suivantes :
Étape 1 : Certification de la signature
Si le document provient d’une mairie (acte d’etat civil, certificat), la signature est deja connue des autorites. Pour les documents notaries, la signature du notaire doit etre certifiee par la chambre des notaires competente.
Étape 2 : Légalisation par le ministère des Affaires étrangères
Le document doit etre presente au Bureau des legalisations du ministere des Affaires etrangeres a Paris (ou Nantes pour certains documents). Le ministere authentifie la signature de l’autorite precedente.
Adresse du Bureau des legalisations : Ministere de l’Europe et des Affaires etrangeres Bureau des legalisations 57, boulevard des Invalides 75007 Paris
Le depot se fait en personne ou par courrier recommande avec accuse de reception. Les frais sont generalement de 10 euros par document.
Étape 3 : Légalisation consulaire
Apres le passage au ministere, le document doit etre presente au consulat ou a l’ambassade du pays de destination en France. Le consulat appose son propre cachet de legalisation, attestant que le document est reconnu par son pays. Les frais et les delais varient selon les consulats.
Étape 4 : Traduction assermentée
Dans la majorite des cas, le document legalise doit ensuite etre traduit par un traducteur assermente dans la langue du pays de destination. La traduction peut elle-meme devoir etre legalisee.
Documents concernés
Les documents les plus frequemment soumis a legalisation sont :
- Actes d’etat civil (naissance, mariage, deces)
- Diplomes et releves de notes
- Certificats de travail et attestations d’employeurs
- Extraits de casier judiciaire
- Procurations notariees
- Statuts de societes et documents commerciaux
- Certificats medicaux
- Attestations de domicile
Délais de traitement
Les delais cumules de la procedure complete peuvent etre significatifs :
| Étape | Délai indicatif |
|---|---|
| Certification initiale | 1 à 5 jours ouvrés |
| Ministère des Affaires étrangères | 3 à 10 jours ouvrés |
| Consulat du pays de destination | 3 à 15 jours ouvrés |
| Traduction assermentée | 2 à 7 jours ouvrés |
Au total, comptez entre deux et six semaines pour l’ensemble de la procedure. En periode d’affluence, les delais peuvent etre plus longs.
Coûts
Les couts sont cumulatifs :
- Certification initiale : 0 a 15 euros selon l’autorite
- Legalisation au ministere : environ 10 euros par document
- Legalisation consulaire : variable selon le pays (10 a 80 euros par document)
- Traduction assermentee : 30 a 80 euros par page selon la langue
Cas particuliers
Documents numériques
Les documents delivres uniquement sous forme numerique (extraits Kbis dematerialises, diplomes electroniques) doivent generalement etre materialises sur papier et certifies conformes avant de pouvoir etre legalises.
Documents anciens
Les documents de plus de six mois peuvent etre refuses par certaines administrations etrangeres. Verifiez la duree de validite exigee avant d’entamer la procedure.
Conseils pratiques
- Commencez la procedure au moins deux mois avant la date a laquelle vous avez besoin du document legalise
- Demandez plusieurs exemplaires originaux de vos documents d’etat civil car certains consulats conservent l’original
- Renseignez-vous aupres du consulat du pays de destination sur les exigences exactes avant d’entamer la procedure
- Les agences specialisees peuvent prendre en charge l’ensemble de la procedure moyennant des frais de service de 50 a 200 euros
- Conservez des copies certifiees de tous les documents legalises avant de les transmettre
Les procedures de legalisation peuvent varier selon les accords bilateraux entre la France et le pays de destination. Certains pays acceptent une procedure simplifiee ou des dispenses partielles. Verifiez toujours aupres du consulat concerne.