La lettre d’invitation est un document essentiel pour les demandes de visa affaires. Elle prouve que votre voyage a un objectif professionnel legitime et qu’une entite du pays de destination vous attend. Son contenu, sa forme et ses modalites de validation varient selon les pays, mais son importance est universelle dans les dossiers de visa professionnel.
Qu’est-ce qu’une lettre d’invitation pour visa affaires ?
La lettre d’invitation est un document officiel emis par une entreprise, une organisation ou une institution du pays de destination. Elle atteste que le voyageur est invite a se rendre dans le pays pour des raisons professionnelles precises : reunion, conference, negociation, visite d’usine, formation, salon professionnel ou signature de contrat.
Ce document est distinct de la simple lettre de mission delivree par l’employeur francais. Les deux sont souvent requises simultanement dans le dossier de visa.
Contenu obligatoire
Une lettre d’invitation pour visa affaires doit generalement contenir les elements suivants :
Informations sur l’invitant
- Raison sociale complete de l’entreprise ou de l’organisation invitante
- Adresse complete du siege ou de l’etablissement
- Numero d’enregistrement de l’entreprise (equivalent du SIRET)
- Coordonnees de contact (telephone, email)
- Nom et fonction du signataire
Informations sur l’invité
- Nom complet du voyageur tel qu’il figure sur le passeport
- Date de naissance
- Numero de passeport
- Nationalite
- Fonction dans l’entreprise d’origine
Détails du voyage
- Dates prevues d’arrivee et de depart
- Objet precis de la visite (reunion, conference, negociation, etc.)
- Programme detaille des activites prevues
- Mention de la prise en charge eventuelle des frais (hebergement, transport, restauration)
Particularités par pays
Russie
La Russie impose un systeme tres formalise. La lettre d’invitation pour visa affaires doit etre validee par le Service federal des migrations russe ou par la Chambre de commerce et d’industrie de Russie. L’invitation prend la forme d’un telex officiel transmis directement au consulat. L’entreprise russe doit etre enregistree aupres des autorites migratoires pour pouvoir emettre des invitations.
Le delai d’obtention de l’invitation validee est generalement de cinq a dix jours ouvrables. Certaines agences specialisees proposent des services acceleres.
Chine
La Chine demande une lettre d’invitation sur papier a en-tete de l’entreprise chinoise, accompagnee d’une copie de la licence commerciale de l’entreprise et d’une copie de la piece d’identite du signataire. La lettre doit etre redigee en chinois ou en anglais.
Inde
L’Inde exige une lettre d’invitation de l’entreprise indienne mentionnant les details du voyage et une garantie que le voyageur respectera les conditions de son visa. Pour le e-Business Visa, les informations de l’entreprise indienne sont saisies directement dans le formulaire en ligne.
Pays du Golfe
Les Emirats arabes unis, l’Arabie saoudite et le Qatar ont des procedures specifiques ou l’invitation est souvent directement traitee par le systeme de parrainage (sponsorship). L’entreprise locale fait la demande d’autorisation aupres des services d’immigration, et un numero d’approbation est transmis au voyageur.
La lettre de mission de l’employeur français
En complement de la lettre d’invitation, la plupart des consulats demandent une lettre de mission de l’employeur francais. Ce document doit :
- Confirmer l’emploi du voyageur au sein de l’entreprise francaise
- Preciser la fonction et l’anciennete
- Indiquer le motif professionnel du voyage
- Confirmer la prise en charge des frais par l’entreprise francaise
- Garantir le retour du salarie a l’issue du voyage
- Etre redige sur papier a en-tete avec cachet et signature du responsable
Comment obtenir une lettre d’invitation
Si votre partenaire commercial etranger n’est pas familier avec les exigences de visa, vous pouvez lui transmettre un modele a adapter. Assurez-vous que le document est imprime sur papier a en-tete officiel de l’entreprise, signe par un representant autorise et, si necessaire, tamponné avec le cachet de l’entreprise.
Pour les pays ou la procedure est complexe (Russie notamment), des agences specialisees peuvent se charger de l’obtention de l’invitation moyennant des frais de service compris entre 30 et 100 euros.
Délais à prévoir
| Pays | Délai d’obtention |
|---|---|
| Russie (via FMS) | 5 à 10 jours ouvrés |
| Chine | 3 à 5 jours ouvrés |
| Inde | 2 à 3 jours ouvrés |
| Pays du Golfe | 3 à 15 jours ouvrés |
Conseils pratiques
- Commencez les demarches d’invitation des que le voyage est planifie, certaines procedures sont longues
- Verifiez que toutes les informations personnelles correspondent exactement a celles de votre passeport, une faute de frappe peut invalider le document
- Demandez une copie numerique de l’invitation avant l’envoi de l’original pour verifier les informations
- Si l’entreprise invitante n’est pas en mesure de fournir l’invitation dans les delais, explorez la possibilite de passer par une chambre de commerce binationale
- Conservez une copie de la lettre d’invitation avec vos documents de voyage, elle peut etre demandee a l’arrivee par les agents d’immigration