Voici donc tout ce qu’il faut savoir sur la légalisation de documents commerciaux.
Pourquoi faut-il légaliser les documents commerciaux ?
Il existe de nombreux documents faisant l’objet d’échanges internationaux, tels que des documents commerciaux, des documents financiers, des documents de transport, des documents d’assurance et d’autres documents liés au commerce international.
Lors du traitement de l’envoi à l’exportation, la documentation peut être exécutée dans quatre contrats au maximum : le contrat de vente à l’exportation, le contrat de transport, le contrat de financement et le contrat d’assurance de fret. Il est donc important de comprendre le rôle de chaque document et ses exigences dans le commerce
international.
Les bonnes pratiques :
Pour être éligible à une légalisation, chaque document commercial qui compose une transaction commerciale doit respecter certains critères.
Devis
Une offre de vente de biens doit indiquer clairement le prix, les détails de qualité, la quantité, les conditions commerciales, les conditions de livraison et les conditions de paiement.
C’est l’exportateur qui doit se charger de ce document.
Contrat de vente
Une transaction commerciale doit être accompagnée d’un accord signé entre l’acheteur et le vendeur stipulant chaque détail de la transaction. S’agissant d’un document juridiquement contraignant, il est donc conseillé de demander un avis juridique avant de signer le contrat.
Facture proforma
Parmi la liste des documents commerciaux à légaliser, il y a aussi la facture proforma. Pour pouvoir être légalisée, cette facture doit émaner du fournisseur avant l’expédition de la marchandise, informant l’acheteur des types et des quantités de marchandises à envoyer, de leur valeur et des spécifications d’importation (poids, taille, etc.).
Cette facture n’est pas émise pour exiger un paiement, mais peut être utilisée lors de la demande d’une licence ou d’un permis d’importation.
Il est donc indispensable de légaliser ce document.
Facture commerciale
Il s’agit d’une lettre de demande formelle de paiement émise par l’exportateur à l’importateur pour des marchandises vendues dans le cadre d’un contrat de vente.
Pour bénéficier d’une légalisation, cette facture devrait donner des détails sur les produits vendus, les conditions de paiement et les conditions commerciales.
Elle est également indispensable pour le dédouanement des marchandises.
Certificat d’inspection
Le certificat d’inspection fait partie des documents commerciaux à légaliser. Ce rapport est établi par un expert indépendant (une entreprise d’inspection, de préférence) ou l’exportateur lui-même, et comporte les spécifications de l’envoi, y compris la qualité, la quantité et/ou le prix, requis par certains acheteurs et dans certains pays.
Police d’assurance
La police d’assurance est un document d’assurance contenant tous les détails de la couverture d’assurance.
Elle atteste qu’une assurance a été souscrite pour les marchandises expédiées.
Parmi les documents commerciaux, ce document doit aussi être aux normes pour être légalisé.
Certificat de test de produit
Vous serez aussi amené à légaliser le certificat de test de produit.
Celui-ci certifie que les produits sont conformes à certaines normes techniques internationales ou nationales, telles que la quantité, la sécurité et les spécifications des produits.
Ce document doit être délivré par un laboratoire accrédité.
Facture consulaire
Requise par certains pays, une facture consulaire contient des informations sur l’expédition, telles que le nom de l’expéditeur, celui du destinataire, la description de la valeur, etc. Certifié par un représentant consulaire du pays importateur en poste dans le pays exportateur, il est utilisé par les agents des douanes pour vérifier la valeur, la quantité et la nature de l’envoi.
Quels pays demandent ces types de document ?
Presque tous les pays au monde demandent ces documents commerciaux. Ainsi, aucune transaction ne pourra se faire si l’un de ces documents n’est pas conforme et n’obtient donc pas une légalisation.
Puisque la législation dans chaque pays n’est pas la même, il y aura peut-être quelques différences d’un pays à l’autre, concernant les documents commerciaux demandés et les modalités de légalisation de chaque document.
Donc il est important de s’informer au préalable si l’on ne veut pas
voir sa transaction annulée.
Atout Visa est en mesure de vous accompagner dans la légalisation de vos documents commerciaux.
N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations !