Il existe des avantages financiers et professionnels très clairs lorsqu’on organise bien les voyages d’affaires des employés.
Vous pouvez faire beaucoup pour accroître votre efficacité, réduire vos dépenses et aider votre personnel et votre entreprise à prospérer.
Les voyages d’affaires sont actuellement assez fréquents pour toutes les entreprises.
Lors de l’envoi d’un ou plusieurs employés à un tel voyage, il convient de tenir compte des différentes législations en la matière, car les dépenses de voyage d’affaires sont prises en compte lors de la taxation.
Alors, quelles sont les étapes qu’il faut suivre pour bien organiser les voyages d’affaires de vos collaborateurs ?
Les documents de voyage pour les voyages internationaux :
La première étape concerne toute la partie administrative du voyage. D’abord, regardez le passeport du ou des employés qui partiront en voyage d’affaires et s’il est toujours valide.
Généralement, le renouvellement d’un passeport n’est pas compliqué et se fait rapidement.
Cependant, il faut toujours faire cette vérification bien à l’avance et faire un renouvellement anticipé si nécessaire.
En effet, pour certaines destinations, il doit au moins rester 6 mois de validité au passeport après le retour du voyageur.
Une fois que la question du passeport est réglée, vous devez maintenant vous occuper des visas.
Selon le pays de destination, il se peut que vous deviez demander un visa de séjour. Dans certains
pays, en fonction de la durée du séjour et de l’objet du séjour, il faudra obtenir un visa.
Bien évidemment, les différentes modalités de délivrance d’un visa sont différentes d’un pays à un autre.
Ainsi, l’obtention d’un visa peut être gratuite ou payante ; le visa peut aussi vous être délivré lors de votre atterrissage à l’aéroport ou avant votre départ à l’ambassade du pays de destination.
Quoi qu’il en soit est indispensable de se préparer quelques mois à l’avance (2 mois au minimum).
Retrouvez la liste de tous les pays où un visa est nécessaire : ici
Les obligations médicales
Une fois que vous en avez terminé avec toute la partie administrative du voyage d’affaires.
Il faut maintenant s’occuper d’un autre élément très important qui est la santé. En effet, pour que vos collaborateurs puissent voyager et séjourner en toute sérénité dans un pays donné, ils auront peut-être besoin de se faire administré certains vaccins.
En France, par exemple, c’est le Centre de vaccinations internationales Air France par A.V.S qui est en mesure de vous informer si l’administration de vaccins en particulier est nécessaire avant d’embarquer vers votre pays de destination.
C’est aussi ce centre de vaccinations qui effectuera le rappel des vaccins de base.
Le Centre de vaccinations internationales Air France par A.V.S ne s’occupe pas uniquement des vaccins.
Il peut aussi délivrer une prescription médicale pour le suivi d’un traitement préventif contre certaines maladies tropicales comme le paludisme et la malaria. Cette prescription est accompagnée d’une liste comprenant tous les équipements sanitaires indispensables dans les bagages de vos collaborateurs.
Il peut s’agir de moustiquaire, d’insecticides et autres répulsifs.
Par ailleurs, il se peut que la condition de santé ou même l’état de santé de l’un ou de plusieurs de vos collaborateurs ne leur permette pas de se faire vacciner. Dans ce cas, le Centre de vaccinations internationales Air France par A.V.S délivrera un certificat de contre-indication qu’il faudra inscrire dans le dossier de visa.
C’est ce qui se passe notamment lorsqu’il y a une grossesse ou une intolérance à certains types de vaccins.
Bien évidemment, il faudra prévoir un budget spécial, car les vaccins du Centre de vaccinations Internationales Air France sont payants.
L’assurance voyage
Une fois que vous aurez obtenu les visas de séjour de vos collaborateurs, vous devez obligatoirement souscrire une assurance voyage pour chacun d’entre eux.
Pour les voyages d’affaires, il s’agit généralement d’une assurance mission professionnelle.
Même si vous pensez avoir tout prévu, si vos collaborateurs rencontrent des problèmes lors de leur séjour, une assurance mission professionnelle leur sera d’une grande aide.
En effet, cette assurance est en mesure de couvrir d’éventuels frais de santé ou un rapatriement en urgence en cas d’accident grave.
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